Die E-Rechnung im Kontext der Verfahrensdokumentation und der digitalen Betriebsprüfung
Detaillierte Beschreibung
Die E-Rechnung im Kontext der Verfahrensdokumentation und der digitalen Betriebsprüfung
Mit dem 01.01.2025 wurde die Annahmeverpflichtung von E-Rechnungen im B2B-Bereich eingeführt. Es sind jedoch Befreiungs- und Übergangsregelungen zu beachten. Die europäische Norm EN 16931 bestimmt das Format der E-Rechnungen. Entspricht die verwendete E-Rechnung nicht dieser Vorgabe, so ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich verwehrt und dem leistenden Unternehmen droht ein Bußgeld. Daher ist die eingehende E-Rechnung zu validieren und der Prüfprozess zu dokumentieren. Die steuerrelevanten Daten sind revisionssicher zu archivieren.
Die Pflicht zu Versendung von E-Rechnungen beginnt (grundsätzlich) mit dem 01.01.2027 im B2B-Bereich. Dabei sind die steuerrelevanten Daten der Vorsysteme, und nicht nur die E-Rechnungsdaten, revisionssicher zu archivieren. Auch ist die Frage zu klären in welcher Form dann eine Rechnungsprüfung, Rechnungsberichtigung oder -stornierung zu erfolgen hat und wie mit rechnungsergänzenden Unterlagen (Verträgen, Stundennachweisen und Ergänzungen) zu verfahren ist.
Mit einer Verfahrensdokumentation müssen die steuerrelevanten Prozesse dokumentiert werden um diese nach Jahren im Rahmen einer (digitalen) Betriebsprüfung nachvollziehbar darstellen zu können. Dabei geht es auch um die eingesetzte Hard- und Software, die Personen, die den Verarbeitungsprozess ausgeführt haben und die Frage nach verschrifteten Kontrollen.
Ein zentraler Punkt bei der digitalen Betriebsprüfung ist die Erweiterung der Prüfungsumfänge. Dazu gehören unter anderem:
- E-Rechnungen und digitale Belege: Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen wird auch deren ordnungsgemäße Handhabung intensiver geprüft. Eine Prüfung auf „Artikelebene“ ist möglich.
- Datenanalysen: Durch den Einsatz von Datenanalyse-Tools können die Finanzbehörden deutlich mehr Transaktionen und Prozesse auf Auffälligkeiten überprüfen.
- Prüfung digitaler Kassensysteme: Die Manipulationssicherheit dieser Systeme wird verstärkt überprüft.
- Manipulation von Belegen, u.a. Reisekostenbelegen, mit Hilfe von KI.
Im Webinar werden die steuerrechtlich erforderlichen Eckpunkte für eine sichere Umsetzung dargestellt. Sie erhalten fundiertes Hintergrundwissen für die prozessualen Schritte der E-Rechnung und Verfahrensdokumentation, so dass Sie der künftigen digitalen Betriebsprüfung gewappnet sind.
Inhalte:
- Die E-Rechnung
- Das Drei-Stufen-Modell
- E-Rechnungsformate (u. a. ZUGFeRD, XRechnung und EDI)
- Validierung der zulässigen Formate
- Vermeidung von Fehlern bei Archivierung
- Rechnungsdaten und Daten aus Vorsystemen
- Ausnahmen und Übergangsregelungen
- Rechnungsverarbeitungsprozesse (debitorisch und kreditorisch)
- Rechnungsberichtigung vs. -stornierung
- Dauerschuldverhältnisse, Anlagen und Verträge
- Folgen für die Praxis aus dem BMF-Schreiben, Entwurf vom 25.06.2025
- Verfahrensdokumentation – und (digitale) Betriebsprüfung
- Aufbau der Verfahrensdokumentation und eines IKS
- Vorgaben aus dem GoBD-Schreiben
- Beispiele und Vorgehensweise
- Bestimmung digitaler Daten und Zugriffsrechte
- BMF-Schreiben vom 11.03.2024 zu § 147b AO und § 158 AO
- Neuregelung des Datenzugriffs & -formats
- Prüfungstools und Prüfungsansätze
